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仕事でメモを取るタイミングはいつ!?覚えておきたいポイント

2017.12.19

仕事中に上司からの話を聞く際などは、メモを取るタイミングに迷うことがありますよね。

いきなりメモ帳を取り出すと、なんだか失礼な気がして・・・という方も多いでしょう。

ここでは、仕事でメモを取る際に覚えておきたいポイントをご紹介します。

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仕事中、こんなタイミングでもメモをとろう!

【朝礼時】

朝礼の際にメモを取らずにボーっと話を聞いている人と、メモを取りながら聞いている人では、どちらが好印象かは明らかです。

上司が朝礼で話す内容には、何かしらのメッセージが含まれています。上司が今考えていること、重要だと思っていること、部下に伝えておきたいこと・・・。部署のメンバー全員が集まる場だからこと、大事なことを話すのです。

仕事をする上で、上司は常についてくるものです。上司の承認なしでは、仕事も終わりません。それ故、上司の考えていることを知るのはとても重要なことなのです。

それに加えて、メモをとるという行動自体が「あなたの話をしっかりと聴いています」というアピールに繋がるのです。実際に上司があなたのメモを見ることは無いでしょうが、メモを取っているという姿勢を見せるだけでも「しっかり話を聞いてくれているんだな」と安心感を持ちます。

自分の話をしっかりと聴いてくれる部下を嫌がる上司はいません。きちんとメモを取ってアピールしましょう。

失礼にあたる?仕事でメモをするタイミングはいつが良いのか・・・

人から話を聴いてメモをしたいと思っても、そのタイミングに困ったことはありませんか?

貴重なお話を聴いている時に、いきなりメモ帳を取り出してメモし始めるのはなんだか失礼なのでは・・・?という感じもしますよね。私自身、そんな風に臆病な考え方をしてしまって、メモを取るタイミングに迷ったことが何度もありました。

でもそんなことより、大事なことを忘れたくないという気持ちも強く、「なりたい自分になろう」と決めてからはその臆病な気持ちは消えて行ったのです。

実際にその行為が失礼にあたるのかどうか、それは本人に聞いてみないとわかりません。

そのため私は「貴重なお話であるため、メモを取らせていただいてもよろしいでしょうか?」と、お話の途中でも聞くようにしたのです。それを聞いて断られたことは、ほとんどありません。たいていは「どうぞ」っと言っていただけます。

あなたは、メモを取りたいと思った時に、それを本人に聞いてみたことはありますか?もし今後そのような場面に出会うことがあれば、聞いてみて下さい。きっと「どうぞ」と言ってくださる方が多いことでしょう。

仕事でメモを取るタイミングを考えるよりも大事なこと

一番大事なのは、メモを取る必要が無いほどに理解をし、仕事を覚えるということです。
ミスをするということは、イコール理解していないということになります。そして、メモを取らずにミスをするというのは、やる気が無いということになるのです。

大事なのはメモを取るタイミングよりも、その場できちんと理解し、わからないことは質問するということです。きちんと話を理解したうえで、後で時間がある時に確認でメモを残しておくという方がよっぽど合理的でしょう。

メモを取る際、メモを取ることに集中しすぎてしまって、相手の話を全く聞けていないという人がいます。もちろん、メモを取るという行為自体は悪いことでは無いのですが、メモを誰に見せるわけでもありません。まずは相手の話を聴いて、理解することが最優先なのです。

そんな私は、メモをあまり取りません。記憶から消えにくいのでしょう。3年前のある会議で、誰が何を話して、どんな質問が出てきて、どう答えたかというのも覚えています。それどころか、休憩中にコーヒーを飲んでいた人が誰だったかも覚えているほど・・・!

とにかくポイントを抑えて、理解することで記憶に留めておくことができるのです。

仕事でメモを取る際に覚えておきたいこと

仕事で指示や依頼をされる際に、日時や数字、名前、会社名などが出てくることがよくあります。そういった時に、具体的な固有名詞は必ずメモです!

相手の説明を全てメモする必要はありません。話の中の必要なキーワードだけ記録すれば良いのです。記憶を呼び覚ますために必要なワードを記録していくのです。

しかしこれにも個人差があります。その為、とにかく自分が後で見てわかるようなメモの取り方をすることが大切です。

もし心配なようであれば、上司の話が終わった後すぐにメモを見返して、記憶が劣化する前に追記していきましょう。後から見てわからないような字で書いているようであれば、書き直してください。

また、最近ではPCやスマホ、タブレットを使ってメモを取る人が増えてきています。そういった場合には一言、「これでメモを取らせてください」と断っておくようにしましょう。スマホなどの場合は、もしかすると話を聞いていないと思われてしまう可能性もあるからです。

仕事でメモを取る際のルール

●常に、紙とペンは持ち歩いてください。メモしようと思った時、すぐに髪やペンが出てこないとバタバタとしてしまって、結局デスクにあった書類の裏面なんかに書いてしまうなんてことがあると思います。

これではいざメモを見返そうと思った時にも、どこにあるのかわからなくなってしまう可能性があります。

●メモを取ったら必ず見返してください。せっかくメモを取っても、その後に読み返さなければ記憶に残りません。それどころか、やるタイミングを逃す恐れもあります。

メモを取ると、どうしてもそれだけで安心してしまい、記憶に残そうという努力を怠ってしまいます。それがメモを取ることのデメリットとも言えるでしょう。その為、メモを取った場合には必ずその日中に見返すなどの癖をつけるようにしてください。

●メモを定期的に整理してください。メモを取るというのは手段であり、目的ではありません。メモを取る本当の目的は、それを行動に活かすことなのです。

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