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会社で電話を切る時のマナーは!?タイミングや言葉が知りたい!

2017.9.21

会社などで電話を掛けた時や受けた時、電話を切るタイミングや言葉が分からずアタフタしてしまったことってありませんか?

そもそも、電話を先に切るのはどっち?電話を切る時の言葉は、なんて言ったらいい?

ビジネス電話での、切る時のマナーなどをご紹介いたします!

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電話を切る時は何て言葉をかけるべきなの?

どのようなシーンでも基本的な電話対応として、電話を切る際は電話を掛けた側が先に切るのがマナーです。用件があって電話を掛けているので、用件が終わったことを意味するためにも当然なマナーです。

用件の話が終わった時に、受けた側が別の用件の話をするというケースもあります。この場合は、最後に用件を伺った人が先に切ることになります。このように、会話の状況をきちんと把握して、先に切るのはどちらなのかを考えながら話す必要があります。

また、電話を切る際の挨拶は、「失礼いたします」と言われたら、こちらも同じく「失礼いたします」と返して切ります。相手と同じ挨拶を繰り返すことが大切ですね。

これは相手には全く失礼になりません。しかし、相手が「失礼します」と言ってきた時は、「失礼いたします」と丁寧に返すように心がけましょう。

ビジネス電話を切る時の挨拶言葉や切るタイミングは?

電話を切る前の挨拶は、相手に『そろそろ電話を切りますよ』というタイミングが分かるような挨拶をする必要があります。そうすることで、「突然電話を切られた!」などと取られることがなく、相手に対して失礼な印象を与えずにすむでしょう。

そのため、電話を切る時の挨拶は、電話応対のマナーとしてとても大切になってきます。電話では相手の顔や表情を見ることができないため、どうしても声や口調だけで相手を判断してしまいます。特に言葉遣いには注意しましょう。

電話を掛けた場合でも、受けた場合でも、電話の最後には
「お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。」
「どうぞよろしくお願いいたします。ごめんくださいませ。」
などという言葉をかけると印象がとてもいいですし、『電話を切りますよ』という合図にもなります。

また、電話を切る瞬間まで気遣いを怠ってはいけません。電話が切れる音は、耳に響く雑音として不快に感じてしまうものです。力を入れて受話器を置くと、その音が相手の耳にダイレクトに響いてしまいます。

相手が電話を切ってからこちらが電話を切るか、先に切る場合は受話器のフックを指で押してから受話器を置くように心がけましょう。

ビジネス電話を切る時は締めくくりの言葉を大切に

皆さんはお客様やお得意先に電話を掛けた時、最後にどのような言葉で締めくくって切っていますか?

「では、失礼いたします。」と、簡単な一言で済ませてしまっている方が多いかと思います。その一言は間違った言葉ではありませんし、悪い言葉でもありません。しかし、『充分な言葉』とは言えないのです。

あなたから電話を掛けたのではれば、電話を終える時は相手の時間を尊重して丁寧な一言を付け足しましょう。例えば、「お忙しい中、貴重なお時間を割いていただきまして、本当にありがとうございました。」という一言がいいですね。

相手に電話を受けるために余裕があったかは、こちらには分からないことです。どのような状況でも電話のために時間を割いて対応してくれていることに、感謝の気持ちを言葉を表すのです。

「時は金なり」と言われるほど、ビジネス社会では時間に対してとてもシビアになっています。その貴重な時間を割いてもらっているという知識や感覚を身に着けていると、自然と言葉が出てくるでしょう。お礼やねぎらいの言葉は、伝えても全く無駄にはなりません。

電話を切る時の締めくくりの文句を忘れてしまいそうで不安な方は、暗記しておくか見える場所にメモしておくといいでしょう。

みんながやっている「電話を切る時にすること」とは?

1.終わりの合図を出す

「失礼いたします」や「よろしくお願いいたします」などの言葉を伝えているようです。こちらはもう用件が終わったと思っていても、相手はまだ話しがあるということもあります。合図を出さずに切ったことで、「話の途中で切られた」と思われてしまうことも。

また、忙しい業務の中では長々と電話をしている暇さえ惜しいこともあるため、用件が終わったと感じた時に締めの挨拶をしてしまうという人もいるようです。

2.受話器の置き方に気を付ける

受話器を乱暴に置くと、「乱暴に切られた」と相手に悪い印象を与えてしまいます。腹が立つような用件だとしても、相手にはかなり失礼なことです。

またどんなに丁寧な対応をしても、最後に『ガチャン』と切られると一気に印象が悪くなります。不利益にしかならないことなので、受話器の置き方には気を付けたいですね。

3.相手が電話を切るまで待つ

これは新人研修の時に、耳にタコができるくらい聞かされている社会人が多いです。ビジネスの世界では、「お客様やお得意先などが電話を切ったことを確認してから、こちらも電話を切る」というのを常識としているようです。

電話応対が悪いとクレームが入らないために…

電話を掛けた人が「この○○は電話応対が悪い!」と感じた、企業や店舗、官公庁などの団体で共通しているのが『たらい回し』にしてしまうことです。

「○○に電話したら、いつも電話に出る人がコロコロ変わって、たらい回しにされる。そのたびに保留にされて長々と待たされたし、結局は疑問に対する回答がもらえない。」

このように、「○○に電話したら、いつも・・・・」という言葉が相手側から出てくることがあります。担当者が不在であったり、内容について分からる人がいないとこのようにたらい回してしまうことがあります。

その時はすでに、大切なお客様や取引先に対して、企業や団体などの印象がかなり落ちてしてしまっています。このままでは顧客を逃してしまいかねない状況となっています。

あなたの会社も悪いレッテルを貼られることがないよう、普段の電話応対には気を付けたり職場全体で考える必要があります。

もし担当者が会議などで席を外している時は、用件や相手の連絡先などを聞いてメモを起こし、こちらから折り返すというのも一つの手段です。至急対応しなければならない用件だった場合は、会議室までそのメモを持って行って指示を仰ぐといいでしょう。

担当者が外出していた場合は、戻ってきてもメモに気付かないままということもありえます。姿を見たらすぐに電話があったことを伝えましょう。

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