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事務未経験で不安な人へ・・・仕事内容や必要スキルについて

2017.9.21

事務の仕事を未経験から始めようと思っても、仕事内容やスキルなどが足りているか不安に思うでしょう。

事務に限らず、未経験の仕事を始めようと思ったら不安は付き物です。

未経験でも採用されるために、事務職の仕事内容や必要スキルについてみて行きましょう。

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未経験で不安・・・事務の仕事内容や必要なスキルとは?

一口に「事務」と言っても、一般事務・営業事務・経理事務・医療事務など細かく分類すると意外と種類があります。この種類によって仕事内容が違いますし、会社によっても業務の範囲が変わるでしょう。

一般事務と呼ばれる事務の一般的な仕事内容や必要なスキルをご紹介します。

<仕事内容>

  • 電話応対
  • 来客対応
  • データ入力
  • ファイリング
  • 書類・資料の作成
  • 伝票処理など

<必要スキル>
事務の場合、パソコンを使用して仕事をすることが多いので、パソコンの基本的な知識が必要となります。パソコンソフトのスキルについては、簡単な入力が出来ればOKという会社もあれば難しい関数を使えるレベルを求めている会社などもあります。

最低限、エクセルやワードなどの基本操作は身に付けるようにしましょう。パソコン操作に自信がない時は、教室に通ったり書籍で勉強したりすると良いでしょう。ハローワークや派遣会社で講習会などを開催している場合もあります。

また、一般事務の場合は電話応対や来客対応などがありますので、言葉遣いやマナーなどの一般常識も問われます。なお、簿記や英会話などのスキルが必要な会社もあるでしょう。会社によって独自のルールややり方などがあるので、臨機応変に対応しましょう。

実務経験がないから不安?経理事務未経験者が出来るアピールポイント

経理事務の求人を見てみると必要資格のところに簿記○級以上、実務経験○年以上等と書いていることが良くあります。それだけ経理の仕事には、経理の知識が必要となるという事ですが、実務経験について記載がない求人もあります。未経験者でも可能性があるという事です。

経理事務に就職するためには、簿記の勉強をして資格を取っておくことをおすすめします。実務経験はないけど経理の仕事をするために勉強をしていることをアピールできます。

他には、面接のときにテストを行う会社もあるのですが、そのテストで高得点を取る事が大切です。このテストは、経験者は高得点が取れて当たり前という内容です。

しかし私の経験上、そのテストは経理未経験者にとって有利に働くテストだと感じました。なぜなら、経験者は高得点が当たり前の内容なので高得点じゃないとマイナス評価が付きます。逆に、未経験者なのに高得点だった場合は、充分なアピールポイントとなるからです。

ですから、実務経験がないことに不安を感じるなら、しっかりと経理の勉強をしてテストで満点を取る事です。

未経験者と経験者という違いしかないなら経験者が有利ですが、実務経験はないけどモチベーションが高くてテストで満点を取る人とテストの点で未経験者に負ける実務経験者・・・あなたが面接官ならどっちの人を採用したいですか?

事務職で不採用なのは未経験だから?採用されるか不安な人へ

未経験で事務職に挑戦しようと思うと、やっぱり経験のない事で採用してくれる会社があるかどうか不安に思うこともあるでしょう。

「未経験でも採用してくれる会社はあるのか?」という質問をしてくる人がいますが、この質問をするのは1度不採用になっただけでもの凄く落ち込むタイプの人に多い傾向があります。

1社不採用になって落ち込んで「やっぱり未経験なんてむりなのかな」など考えてさらに落ち込む・・・そうするとどんどん負のオーラをまとってしまいます。自信がなくなって面接などが上手くいかずまた不採用という負のスパイラルに陥ってしまうことになります。

不採用になると落ち込む気持ちは分かります。しかし、すぐ採用を貰える人間はほんの一握りのラッキーな人だけなんです。それ以外の人は、簡単に採用を貰えていません。

むしろ、落ちるのが当たり前で、ほとんどの人は数えきれないくらい不採用になっているなかで、やっと内定をつかみ取るのです。実際、他の会社のルールが身についていない人の方が業務に馴染みやすい等の理由で積極的に未経験者を採用する会社もあります。

未経験で基準が分からない・・・事務に必要なパソコンスキルのレベル

事務職の求人情報に求めているパソコンスキルについて記載されていることがあります。未経験者が事務の求人に応募する時は、自分のパソコンスキルが求められているレベルに達しているか気になるところですよね。

しかし、具体的に「表作成が出来ること」など書いていることは少なく、多くの場合は曖昧な表現でどの程度のスキルを求めているのかが分かりにくくなっています。

使用ソフトはワード・エクセル・メールで「基本操作が出来る人」と書いてる会社、「初級レベル・中級レベル」などと書いている会社など様々です。

基本操作が出来る人と初級レベルは同じことでしょう。日常的に使う基本的な操作が出来るかどうかという事です。

中級レベルと書かれていれば、表作成や定型ファームの入力などが出来るレベルで、その会社で使用しているソフトの種類を記載している場合もあるでしょう。

派遣会社に登録する場合は、パソコンスキルのテストが行われます。タイピングのスピードや正確さ、ワードの文書作成、エクセルの関数を使用して表作成など出題に合わせてパソコン操作をします。

このテストを行うことで派遣登録者のスキルを確認して、派遣先の求めるスキルとマッチングします。派遣会社の場合、パソコンスキルを向上したいと相談してみるのもおすすめです。

一般採用でも派遣でも、パソコンスキルが低くても人柄重視の場合もあります。しかし、入社後はパソコン業務からは逃れられませんので、自分でもしっかり勉強しておきましょう。

医療事務で未経験から一人前になるにはどれ位の期間が必要?

病院の規模によりますが、資格がない人の場合は2年はかかるでしょう。大きな総合病院などで、公費などまで任せられるようになるレベルとなれば、ベテランと呼ばれるくらいの期間が必要です。優秀で早い人でも最低3年はかかると思います。

診療所なら入院レセプトが複雑で難しいことはあまりないと思います。しかし、算定方法が外来とは違うため、苦手に感じる人は多いようです。また、DPCレセプトも通常と違いますし、入院は外来よりも複雑です。

カルテはすぐ慣れると思います。ただし、ドクターによって書き方が違うので、ドクターの個性を覚えないと読めない場合もあります。未経験者が仕事で一番苦労している率が高いのは、労災や自賠責、生活保護などの併用など他の保険との絡みだと思います。

しかし、医療事務の人が退職する理由で一番多いのは人間関係です。人間関係が悪い職場ばかりではありませんが、女性が多い職場なのでどうしても人間関係に苦労する人はいます。特に院長夫人が経理などを担当している場合は、人間関係を理由に辞める人が多いと感じました。

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